Organizatörler, küratörler, gazeteciler ve diğer sanatçılar seninle ilgili pek çok şeye daha tek bir nota duymadan karar verir. Tuhaf bir e-posta adresi, olmayan bir imza ya da üç hafta sonra gelen bir cevap, onlara seninle çalışmanın nasıl olacağını anlatır. Bunu düzeltmek zor değil: profesyonel bir e-posta ve iletişim düzeni kurmak bir öğleden sonranı alır.
Müzisyenler için profesyonel bir e-posta adresi
Sadece müzik işleri için ayrı bir adres kullan, kişisel postanla karıştırma. Kendi alan adında bir siten varsa o alan adındaki bir adres en ciddi görünendir. Yoksa ücretsiz bir adres de gayet iyidir, yeter ki düzgün olsun: sanatçı adın ya da sanatçı adın artı "music" veya "booking" gibi bir kelime. Okuldan kalma lakaplardan, doğum yılından ve uzun rakam dizilerinden kaçın.
Görünen adı doğru ayarla. E-postan birinin gelen kutusuna düştüğünde orada rastgele bir kullanıcı adı değil, "Ada Kıvılcım" ya da "Ada Kıvılcım Music" yazmalı.
Konser tekliflerine başka biri bakıyorsa bu rol için ikinci bir adres aç. İleride bu işi başkasına devretmek kolaylaşır, her şeyi değiştirmen gerekmez.
İşi gören bir imza
İyi bir imza, insanların aksi halde soracağı sorulara cevap verir. Birkaç satırda tut:
- sanatçı adın ve rolün (şarkıcı, yapımcı, grup);
- şehir ve ülke, organizatörler ve basın için önemlidir;
- iş için paylaşmakta sorun görmüyorsan bir telefon numarası;
- nereden dinlenebileceğin, düz metin olarak: bulunduğun platformlar ve sanatçı adın;
- ana sosyal medya kullanıcı adın.
Büyük görseller, alıntılar ve hukuki uyarı metinleri gereksiz. Görsel olarak hazırlanmış bir imza çoğu zaman kimsenin açmadığı bir eke dönüşür.
Cevap alan e-postalar yazmak
İş e-postalarının çoğu telefonda, başka işlerin arasında okunur. Kendi e-postanı okunması kolay hale getir:
- Net bir konu satırı. "Konser teklifi: Ada Kıvılcım, İzmir, 14 Mart" yazısı "Merhaba" ya da "İş birliği"nden iyidir.
- Mesele ilk iki satırda. Kim olduğun ve ne istediğin.
- Bir e-postada tek bir istek. Bir tarih, bir düet ya da bir yorum. Üçü birden değil.
- Ağır ek gönderme. Karşı taraf dosyayı özellikle istemediyse büyük bir WAV dosyası yerine gizli bir dinleme ya da indirme bağlantısı gönder.
- Karşı tarafın dili, o dilde düzgün yazabiliyorsan. Yazamıyorsan sade İngilizce.
Bir mekâna yazacağın ilk e-posta dört cümle olabilir. Kim olduğunu ve nerede yaşadığını söyle. Ne istediğini yaz, örneğin nisanda bir cuma akşamı, ana sanatçı ya da ön grup olarak. Tek cümleyle bir kanıt ver: salonu dolduran son konserin ya da yerel radyoda çalınan bir şarkın gibi. Sonunda nereden dinlenebileceğini yaz. Gerisi cevabı bekleyebilir.
Cevap gelmezse yaklaşık bir hafta sonra kibar bir hatırlatma normaldir. Üçüncü ya da dördüncü mesaj ise çoğu zaman fazladır.
Güven veren cevap alışkanlıkları
Hız, cilalı metinden daha önemlidir. Bir iki gün içinde kısa bir "Aldım, cumaya kadar dönüş yapacağım" ve ardından cuma günü gerçek bir cevap, iki hafta sonra gelen kusursuz bir e-postadan iyidir.
Birkaç alışkanlık yardımcı olur:
- Gelen kutunu bütün gün değil, belirli saatlerde kontrol et, örneğin sabah ve akşam.
- Sık yazılan cevaplar için şablonlar tut: konser talepleri, düet teklifleri, röportaj davetleri, ücretinle ilgili sorular. Kopyala yapıştır gibi durmasınlar diye her seferinde biraz değiştir.
- Klasör ya da etiket kullan: konserler, basın, iş birlikleri, yayınlar, finans.
- Spam klasörüne haftada bir bak. Gerçek teklifler de oraya düşer.
- Sözleşme ve ödeme sorularını asla cevapsız bırakma, cevap "birkaç güne ihtiyacım var" olsa bile.
Basit bir kişi listesi
İnsanları takip etmek için özel bir programa gerek yok, bir tablo yeter. Her kişiye bir satır ayır ve şu sütunları kullan:
- Ad
- Rol (mekân, organizatör, gazeteci, küratör, yapımcı, sanatçı)
- Şirket ya da şehir
- Nasıl tanıştınız
- Son iletişim tarihi
- Sonraki adım ve tarihi
- Notlar
Birden fazla ülkeyle çalışıyorsan dil ve saat dilimi için de bir sütun ekle. Böylece insanlara doğru dilde ve makul bir saatte yazarsın.
Her gerçek yazışmadan sonra listeyi güncelle. Haftada bir kez sonraki adım tarihine göre sırala ve kime cevap ya da hatırlatma borçlu olduğunu gör.
Uydurma bir şarkıcı olan Burak Tezel, bir showcase'ten on dört yeni kişiyle döndü. Aynı akşam hepsini listesine ekledi, her konuşma için bir satır yazdı ve şarkı göndereceğine söz verdiği üç kişi için hatırlatma kurdu. Bir ay sonra bunlardan biri bir festival sahnesinin programını hazırlarken Burak'ı hatırladı, çünkü Burak dediği zamanda yazmıştı.
Sadece iş için gerekeni sakla ve gizliliğe saygı göster. Bir görüşmeden sonra birinin e-posta adresini almak, onun bültenine kayıt olmayı kabul ettiği anlamına gelmez. Önce sor.